Im Bereich der Reporterstellung arbeiten Einzelapplikationen oft mit eigenen Reporting-Tools. Die Abfragen sind meist in die Menüstruktur der jeweiligen Applikation integriert. Dies erschwert ein quellenübergreifendes Reporting. Unabhängige Tools basieren meist auf Dateien und bereiten gerade dem ungeübten Benutzer Schwierigkeiten schon bei der Auswahl der korrekten Datei.
Eine effektive und zentral zu steuernde Rechteverwaltung ist schwer zu realisieren. Web-Reporting-Tools setzen mindestens den Einsatz eines Webservers (Internet oder Intranet) voraus und sind oftmals nicht zuverlässig oder im Verhältnis zum Nutzen exorbitant teuer. Die Report-Bearbeitung in anderen Applikationen ist oftmals nur über ebenso proprietäre Filter oder aufwändige Konvertierung möglich.
KapHoorn bietet sowohl die Erzeugung formatierter – also für den Anwender lesbarer – Informationen als auch die Erzeugung applikationsunabhängiger Daten in einem an. Im ersten Schritt erzeugt KapHoorn anhand einer Datenbankabfrage eine XML-Datei. Diese wird in einem zweiten Schritt formatiert.
Die Erzeugung von XML-Daten auf der Basis von Datenbank-Abfragen ist weitgehend unproblematisch. Da die Unabhängigkeit von bestimmten Plattformen gewährleistet sein muss, macht die Erzeugung des XML-Formates im Reporting-Tool Sinn, da die Implementierung von XML je nach Datenbanksystem unterschiedlich ausgeführt wird und damit wiederum Schwierigkeiten bei der Integration einhergehen. Hinzu kommt, dass auch die Bearbeitung der Abfragen – abgesehen von Unterschieden im SQL-Dialekt der jeweiligen Systeme – in einem einzigen System erfolgt. Wer eine Abfrage beispielsweise gegen eine Oracle-Datenbank erstellen kann, der kann auch eine Abfrage gegen eine IBM DB/2-Datenbank erstellen. Er muss nur wissen, was er abfragen will. Das W3C-Konsortium hat mit XSL-FO einen Standard zur Formatierung von XML-Daten geschaffen, der sich für den Einsatz im Unternehmens-Reporting förmlich anbietet. XSL-FO ist eine auf XML beruhende Formatierungssprache, die nahezu alle in der Praxis anfallenden Aufgaben abdeckt. Mit einem XSL-FO-Stylesheet können also Daten, die im XML-Format vorliegen, gemäß den klassischen Reporting-Vorlagen formatiert werden. Neben Listen, Überschriften und Tabellen ist auch die Einbindung von Bildern und Vektorgrafiken (SVG-Format) möglich.
Das formatierte Dokument kann dann entweder gleich gedruckt werden oder es kann in einem von zahlreichen Formaten zur weiteren Verwendung abgespeichert werden. Dazu zählen neben dem „rohen“ XML-Format zum Beispiel das .pdf-Format für den Adobe Acrobat Reader oder Adobe Postscript, PCL bis hin zu einfachem ASCII-Text (dann natürlich ohne Bilddaten). Die Abfragedaten können auch in Microsoft-Excel-Format sowie als Textdatei für die Weiterverarbeitung in einer Tabellenkalkulation abgespeichert werden.