Die digitale Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Eingangsrechnungen gehört zu den klassischen und besonders zeitsparenden Anwendungsfällen für ExsoForm und ExsoFlow.
Vom Belegeingang bis zur fertigen Buchung
Soweit Rechnungen noch in Papierform eingehen, werden diese über einen Netzwerk-Scanner inklusive automatischer Texterkennung (OCR) eingelesen. Dort werden auch Rechnungen abgelegt, die direkt als PDF-E-Mail-Anhang eingehen.
Der ExsoFlow-Server überwacht den Rechnungseingang, legt automatisiert einen ExsoForm-Vorgang an und ermittelt über hinterlegte Schablonen direkt den Kreditor aus der Datenbank des ERP-/Finanzbuchhaltungs-Systems.
In der Kreditorenbuchhaltung müssen lediglich noch Kontierung und Kostenstellen geprüft bzw. ergänzt werden. Über die zugewiesene Kostenstelle ermittelt der Workflow automatisch den oder die für die fachliche Freigabe zuständigen Mitarbeiter.
Nach erfolgter Genehmigung erzeugt der ExsoFlow-Server über das Buchhaltungs-Plugin automatisch den fertigen Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung. Der Original-Vorgang bleibt aus dem Buchhaltungsprogramm jederzeit per Knopfdruck aufrufbar, und durchgeführte Zahlungsläufe schreiben das Zahlungsdatum automatisch in den ExsoForm-Vorgang zurück – komplett revisionssicher.